Zo creëer je terugkerende klanten

1 september 2017

Bedrijfsuitjes en events staan op de agenda van élk bedrijf, in élke branche en in allerlei soorten en maten. Iedereen is het erover eens dat het een leuk onderwerp zou moeten zijn. Althans, een bedrijfsuitje organiseren is ook leuk, toch? Gek genoeg blijkt in de praktijk dat bedrijven dat in eerste instantie lang niet altijd zo ervaren. Het is immers best lastig en spannend om een leuk bedrijfsuitje te organiseren, want stel nou dat niet iedereen het leuk vindt? Dan ga je af voor al je collega’s! Veel uitjes-organisatoren herkennen deze angst bij hun klanten.

Een reden waarom bedrijven bij jou boeken en volgend jaar weer terugkomen, is omdat jouw klanten deze angst niet voelen. Ze hebben het gevoel dat het helemaal goed gaat komen en dat vinden ze het allerbelangrijkste. Hoe krijg je dit voor elkaar? Lees daar hier meer over.

Reden 1: je gaat ervan uit dat de klant bij voorbaat niet weet wat hij wil

Het klinkt misschien gek, maar dat is het niet! Evenementenbureaus die in de bedrijfsuitjes business zitten, hebben vrijwel allemaal een heel scala aan verschillende soorten bedrijfsuitjes op hun website staan. Ondanks dat klanten het fijn vinden dat ze inspiratie kunnen opdoen uit het grote aanbod, zijn ze vaak ‘overloaded’ met informatie. Het gevolg is dat ze informatie opvragen over een uitje dat op het eerste oog wel interessant lijkt, maar waarvan ze eigenlijk nog geen idee hebben of het goed bij hun past. De grootste fout die je kunt maken, is ervan uitgaan dat de klant specifiek op zoek is naar het aangevraagde programma om vervolgens alleen te kletsen over dit uitje. Stop! Verdiep je eerst in de klant. Vraag waarom ze dit uitje interessant lijkt, wat ze ervan verwachten en wat zij belangrijk vinden in hun bedrijfsuitje. De klant voelt zich begrepen en krijgt vertrouwen in je capaciteiten.

Reden 2: De vraag: ‘waarom past dit bedrijfsuitje bij mijn bedrijf?’ heb je zowel aan de telefoon als in de offerte onderbouwd

Als je de juiste vragen stelt en je daadwerkelijk verdiept in de wensen van de klant, zal je merken dat je het vertrouwen wint. Je krijgt ook een beter beeld van wat hij belangrijk vindt. Als een klant een aanvraag doet voor een stadsspel, maar hij vindt het heel belangrijk dat de hele groep bij elkaar blijft. Dan moet je niet proberen om toch het stadsspel te verkopen. Een programma waarbij je in teams verspreid op pad wordt gestuurd. ‘Maar hij heeft het toch aangevraagd?’, ja dat klopt, maar hij weet bij voorbaat niet wat hij wil, remember…? Realiseer je ook dat de klant na het gesprek niet altijd meer top of mind heeft wat er precies is besproken. Laat staan de directeur die de offerte moet goedkeuren. Zorg er dus ook voor dat je de keuze van het bedrijfsuitje onderbouwt in je offerte. “U heeft aangegeven dat u goed wilt eten, dat de medewerkers van verschillende afdelingen elkaar beter leren kennen en dat u ook iets wilt zien van de stad. Om die redenen past DIT uitje het beste bij uw bedrijf!”

Reden 3: je denkt aan dingen waar de klant in eerste instantie (meestal) niet aan denkt

Jouw klant is geen event expert, maar jij wel. Daarom belt hij je ook. Denk dus ook mee over dingen waar ‘niet-event experts’ in eerste instantie niet aan denken zoals:

  • Wilt u nog een speech geven? Dan zullen wij zorgen dat er een microfoon aanwezig is
  • Eventueel een presentatie? Dan kunnen wij ook een beamer en een scherm regelen
  • Wilt u het uitje een verrassing houden voor uw mensen? Zorg dan dat ze in ieder geval op de hoogte zijn van: kledingadvies, reisafstand, tijdschema, etc.
  • Gaan we in groepen werken? Zorg dan dat er van tevoren is nagedacht over een teamindeling en hoe dat wordt gecommuniceerd. Daar kunnen wij ook over meedenken!

Het vertrouwen in jou krijgt een enorme boost als je de klant helpt om zijn bedrijfsuitje beter te maken. Als je hem op dingen wijst waar hij zelf nog niet aan heeft gedacht. Dit wordt ontzettend gewaardeerd. 

Reden 4: je geeft de klant het gevoel dat jij er hoe dan ook voor zorgt dat het goedkomt

Ieder evenementenbureau weet dat de bedrijfsuitjes branche een seizoensgebonden branche is. Bepaalde maanden is het heel druk en andere maanden zijn relatief rustig. Nu heb je er altijd een aantal klanten tussen zitten die heel veel aandacht vragen en je voortdurend bellen/mailen. In de drukke periodes zit je hier eigenlijk niet op te wachten. Toch kan je dit probleem minimaliseren door er goed over na te denken. Er zijn eigenlijk maar twee redenen waarom klanten veel aandacht van je vragen, en dat zijn:

  1. De klant vindt het zo gezellig met je dat hij voortdurend belt om te kletsen over hun aanstaande uitje
  2. Hij vindt je onduidelijk in de communicatie, er zijn zaken onduidelijk en als gevolg wordt hij onrustig. Problemen worden uitvergroot en je wordt gebeld/gemaild over de kleinste dingen.

Nu is reden 1 nog niet zo’n probleem, maar veel uitjes organisatoren zullen herkennen dat het meestal om reden 2 gaat. Dat is foute boel! De grootste angst van de organisator is (per definitie) dat het uitje fout loopt en dat hij voor paal staat voor zijn baas en de rest zijn collega’s. Als jouw contactpersoon dit gevoel eenmaal heeft dan is het kwaad geschied en lukt het je bijna niet meer om het vertrouwen terug te winnen. Zelfs niet als de uitvoering van het uitje wel goed gaat. Het is dus van het grootste belang dat het niet zover komt.

Om ervoor te zorgen dat je klant je vertrouwt én dat hij niet voortdurend je aandacht wil, is het belangrijk om duidelijke afspraken te maken over alle elementen die van belang zijn voor het bedrijfsuitje. In feite kan je het vergelijken met een projectplan. Wat wordt er van jou als evenementenbureau verwacht, en wat wordt er van de klant verwacht? Plan acties in en stel deadlines. Het helpt om van tevoren na te denken over een checklist waarop alle elementen staan die mogelijk van toepassing zijn voor het uitje van jouw klant. Zo vergeet je niks en hoef je alleen de elementen weg te halen die niet van toepassing zijn. Eenvoudig toch? Enkele voorbeelden zijn:

  • Het definitief deelnemersaantal
  • Overleggen contactgegevens van de begeleiding
  • De groepsindeling
  • De dieetwensen/menukeuzes
  • Het vervoer

Je zult zien dat dit veel rust geeft voor jou en je klant. Nu moet je er alleen nog voor zorgen dat je de afgesproken deadlines ook nakomt! 

Reden 5: je levert meer dan je belooft

Het is logisch dat je levert wat je belooft. Dat is immers wat de klant ook van je verwacht. Als je zeker wilt weten dat hij volgende keer weer bij je terugkomt, dan lever je méér dan je belooft. De impact van dit principe wordt vaak onderschat en het mooie is eraan is dat het helemaal niet veel geld hoeft te kosten. Er zijn 1001 manieren waarop je kunt ‘overdeliveren’ zonder dat je er veel moeite voor hoeft te doen of er veel geld in hoeft te steken. Enkele voorbeelden zijn:

  • Je voorziet in extra flesjes water bij een buitenprogramma waar warm weer wordt verwacht
  • Je verwerkt als verrassing een leuke bedrijf gerelateerde opdracht in de city game
  • Je verrast de klant met een aantal schalen extra hapjes bij de borrel
  • Je stuurt een flesje wijn na als bedankje voor de leuke samenwerking

Pin It on Pinterest

SHARE!

Deel dit bericht met collega's en vrienden