Twee dagen lang kwamen 525 collega’s samen in Amsterdam. UB Events organiseerde het programma met de Zuiveringshal op de Westergasfabriek en het Sheraton Hotel bij Schiphol als locaties.
525
collega’s
2
dagen
2
locaties
De vraag
Een goed georganiseerd event waarin collega’s elkaar informeel ontmoeten. Het moest:
een hoogwaardig programma hebben, met oog voor detail;
passen bij een internationaal en ambitieus bedrijf;
de klant volledig ontzorgen, zodat het bedrijf zich kon richten op de collega’s.
Wat we deden
We voerden de regie over het hele event: logistiek, timing en gastbeleving. Een ervaren team van UB Events was ter plaatse en schakelde snel waar nodig.
De Zuiveringshal op de Westergasfabriek was de plek voor het centrale moment. De ruwe industriële ruimte vormde een contrast met de verfijnde uitstraling van het bedrijf. Het Sheraton Hotel bij Schiphol was de plek voor de vergaderingen, de overnachting van de internationale gasten en het diner op de eerste avond.
Dag 1, in het Sheraton
Ruim honderd collega’s uit het buitenland kwamen aan en kregen een check-in envelop. Na de lunch begonnen de vergaderingen per land, verspreid over negen zalen. ’s Avonds was er een borrel en een diner voor ongeveer 117 mensen.
Dag 2, in het Sheraton
Ongeveer 500 collega’s kwamen voor afdelingsvergaderingen in 17 zalen. Na de lunch gingen de gasten met bussen, of op eigen gelegenheid, naar Amsterdam.
Dag 2, avond in de Zuiveringshal West. Hier draaide alles om Circus, voor 525 gasten:
- steltlopers vingen de gasten op bij aankomst;
- het managementteam gaf een presentatie met een talkshow;
- een fotograaf nam vanuit een hoogwerker een groepsfoto;
- er was een walking dinner met buffetten, popcorn en suikerspinnen;
- acrobaten en een Rhönrad-act traden op;
- goochelaars, een jongleur, een diabolo-artiest en een plate spinner gaven shows en workshops;
- drie sneltekenaars maakten tekeningen van gasten, en er was visagie en een photobooth-bus;
- een band speelde twee uur live, met een saxofonist die vanuit het publiek begon;
- gasten gingen aan het einde naar huis met een kerstpakket.
Achter de schermen bouwden we de avond op en weer af, met leveranciers, artiesten en een horecateam van 23 mensen.
Het resultaat
Het event verliep soepel. Collega’s uit verschillende teams en achtergronden leerden elkaar beter kennen. De locatie, de begeleiding en het heldere programma zorgden voor rust en ruimte om te genieten.
Ook een event waarbij je niets hoeft te regelen?
UB Events regelt de locatie, het draaiboek en de begeleiding. Ook voor een internationaal team of een bijzondere locatie. Laat weten wat jullie zoeken, dan denken we mee.
